Privacy beleid

Omnisport vereniging DIO-Ugchelen, gevestigd te Ugchelen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Deze privacyverklaring hanteren wij vanaf 25 mei 2018. Dit document is geplaatst op onze website, ook wordt hier in het aanmeldingsformulier naar verwezen. Door het aanmeldingsformulier in te vullen en te ondertekenen geef je aan bekend te zijn met de inhoud van dit document en bij te dragen aan een goede uitvoering van het hier gestelde.

Wanneer wij dit document menen te moeten aanpassen of uitbreiden informeren wij alle leden hierover.

Contactgegevens:

https://dio-ugchelen.nl
Contactgegevens secretaris: secretaris@dio-ugchelen.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken

Omnisport vereniging DIO-Ugchelen verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam en initialen
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Foto’s en/of videobeelden
  • Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op onze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch
  • Bankrekeningnummer

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Omnisport vereniging DIO-Ugchelen verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van jou:

  • gegevens van personen jonger dan 16 jaar

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via secretaris@dio-ugchelen.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Omnisport vereniging DIO-Ugchelen verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het afhandelen van jouw betaling
  • Verzenden van onze nieuwsbrief
  • Je te kunnen bellen, appen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
  • Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
  • Vastlegging van deze gegevens bij de betrokken bonden (KNGU en NEVOBO)
  • Omnisport vereniging DIO-Ugchelen verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.

Geautomatiseerde besluitvorming

Omnisport vereniging DIO-Ugchelen neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Omnisport vereniging DIO-Ugchelen) tussen zit. Omnisport vereniging DIO-Ugchelen gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen:

  1. Digimembers en KNGU-loket (KNGU)
  2. Dropbox, Google Drive en OneDrive
  3. Sportlink (Nevobo)
  4. Website
  5. Mailchimp
  6. Whatsapp
  7. Administratieprogramma

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Omnisport vereniging DIO-Ugchelen bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

Financiële stukken                 7 jaar              wettelijke bewaartermijn

aanmeldformulieren              7 jaar              vanwege handtekening t.b.v. incasso

Persoonsgegevens                  1 jaar              na opzegging lidmaatschap

Beeldmateriaal/fotoboeken   1 jaar             op openbare website

Beeldmateriaal                        oneindig         t.b.v. historie SV DIO Ugchelen

Beeldmateriaal

Ter illustratie van onze activiteiten maken wij op onze website gebruik van beeldmateriaal.  Met beeldmateriaal bedoelen wij zowel foto’s als filmpjes. Goed beeldmateriaal is essentieel voor de promotie en daarmee het voortbestaan van DIO. Het is in de praktijk echter lastig om vooraf selectief te zijn in wie wel en niet op een foto staat.

Wij hanteren het volgende beleid:

Wanneer op één beeld meerdere sporters, weliswaar herkenbaar, maar groepsgewijs in beeld staan en dit beeld onze sporten en club-sfeer goed illustreert maken wij zonder verder overleg met de betreffende leden gebruik van deze beelden voor onze promotie / website. 

Wanneer één of enkele sporters zeer prominent in beeld staan en wij dit beeld willen gebruiken voor promotie / website, vragen wij betreffende personen (of hun ouders) eerst om toestemming.

Wanneer je op voorhand geen enkele toestemming geeft voor het gebruik van beeldmateriaal waar jij (je kind) herkenbaar op staat, nemen wij dit met je op in een aparte verklaring. Je kunt dit kenbaar maken via het secretariaat van de afdeling of via secretaris@dio-ugchelen.nl.

Delen van persoonsgegevens met derden

Omnisport vereniging DIO-Ugchelen verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Omnisport vereniging DIO-Ugchelen blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Delen van persoonsgegevens door leden binnen Omnisport vereniging Dio-Ugchelen

Binnen onze verenging worden groepsgewijs contactgegevens gedeeld. Leden beschikken bijvoorbeeld in een Whatsapp groep over elkaars nummer. Deze groep wordt door de trainers aangemaakt en wordt door hen gebruikt om de groepsleden ad hoc te informeren.

Ouders fotograferen hun kinderen, maar tegelijk ook andere kinderen. Ouders zijn niet bekend met de wensen van anderen over de openbaarheid van die foto’s. DIO verwacht van leden en ouders dat, zonder overleg met het betreffende lid of ouders, géén foto’s op social media geplaatst worden.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Omnisport vereniging DIO-Ugchelen gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Omnisport vereniging DIO-Ugchelen en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar secretaris@dio-ugchelen.nl

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

Omnisport vereniging DIO-Ugchelen wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Omnisport vereniging DIO-Ugchelen neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via secretaris@dio-ugchelen.nl